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News

Retrouvez les actualités d'Event Catalyst, les news du secteur événementiel mais aussi quelques récits de nos expériences clients.

L'évolution ultime d'une rencontre d'affaires en virtuel !
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Depuis quelques mois maintenant, on est tout en virtuel, les salons se déroulent les uns après les autres, on décline des plateformes événementielles qui habituellement se tiennent en physique en distanciel, c’est un éternel recommencement…


Et puis… oui et puis…


On a LE client qui nous soumet un projet de dingue, on s’aligne et on y va sans même trop réfléchir… On n’a que quelques semaines pour finaliser la transformation de notre plateforme en full virtuel, pas le droit à l’erreur, pour le client d’abord et pour nous aussi si on veut continuer à être en tête de liste dans notre cœur de métier… Là il ne s’agit pas que de rendez-vous, on a aussi les ateliers, le plateau TV live… La TOTALE…


Non mais le plateau TV de folie… une mise en place digne des plus grands show TV : jusqu’à 5 intervenants en même temps, des retours écrans sur tous les murs. Et les speakers tiens, on en parle des speakers ? Des ministres de toutes nationalités, des grands spécialistes de la sécurité, du climat, du trafic aérien et j’en passe… Pis alors comme c’était mondial, tout le monde n’était pas physiquement sur le plateau mais en connexion à distance youhouhouhou, un projet énormissime !


La gestion de projet ça nous connaît !


Notre cheffe de projet se transforme en maitresse d’école et nous a sorti le grand tableau blanc Velléda qu’elle remplit toutes les semaines ! Tout le monde est sur le pont, les développeurs se partagent la finalisation de la transformation, tout le monde marche au diapason si y’en a un qui flanche c’est toute la chaine qui se débobine.


Pendant que notre équipe dév’ Back-End se démène pour respecter les délais, l’équipe Front-End s’occupe de l’interface utilisateur participant avec toute la charte graphique, au pixel près en faisant la navette entre les désirs du client (précis les désirs) et les contraintes techniques rencontrées quasiment… à chaque pixel… Éreintant… Non parce que sérieusement dans la vraie vie on ne peut pas vraiment faire tout ce que l’on veut non plus… alors oui la rosace en 3D qui tourne sur elle-même en faisant des arabesques c’est super joli mais là tout de suite maintenant bah ça ne rentre pas dans le cadre hein…


Pis y’à un jour où quand on arrive au bureau, le grand tableau il est vide… Notre méga cheffe de projet a tout bien vérifié 4 fois…y’à bien nos noms mais plus rien en face, on est à jour, on a réussi, on est dans les temps, on est à 3 jours des vacances, les équipes sont fatiguées d’avoir tout donné pendant quelques semaines à fond les ballons, on est détendu du code là… c’est toujours quand tu relâches un peu que le boomerang arrive… vite… trop vite…


Le tableau se remplit d’un coup, un mail est tombé le client a de nouvelles demandes et comme le client est roi, bah nous on n’a plus de vacances –glurps- c’est reparti pour un tour… Nous sommes en guerre… En guerre contre le temps qui passe, le salon qui arrive et le client qui exige des garanties en cas de « plantage »… of course…


Toute la plateforme événementielle a été développée en utilisant les outils du moment, on a de la vidéo en direct mais également en retransmission, avec des interactions en live, on a des rendez-vous one on one par visio ou par téléphone fixe ou par téléphone mobile youhouhouhou tu les vois toutes les options là ?


« Allo oui ? Cheffe de projet à votre écoute ? »
« Oui, ah oui ? 3 ? oh bah écoutez pas de problème ça devrait être rapide, oui je vous envoie un mail de confirmation »


=> Allo les dév’, on doit prévoir 3 flux de vidéos, oui oui je sais que ce n’était pas prévu mais j’ai dit OUI donc on doit avoir 3 arrivées de flux vidéos dans 3 langues différentes pour avant-hier évidemment… good luck les gars !


« Allo oui ? Cheffe de projet à votre écoute ? »
« Comment ça si jamais ça plante ? Vous pouvez répéter la question ? Évidemment qu’on a un plan B si jamais les outils utilisés nous lâchent en court de route. En combien de temps on peut basculer en cas de problème ? ohhhhh quelques minutes à peine »


=> Allo les dév’, on n’oublie surtout pas de mettre le back-up en place, mais si vous savez le bouton à appuyer là pour basculer en 14 secondes aucazou


J-3… On part sur place pour le montage


Il faut qu’on installe nos machines et qu’on s’imprègne un peu de l’ambiance quand même… et on doit faire LE test ultime : la charge, on doit absolument tester la charge du serveur pour être sûr que tout va tenir la cadence… On attend + de 1.500 personnes connectées en même temps, pas le droit à l’erreur…


On lance la machine et on commence les différents scripts de test… ça risque d’avoir du mal à passer, mais finalement on identifie les petits soucis assez rapidement, forcément quand on a le live, les meetings one on one, les ateliers, ça surcharge un peu le moteur quand même…


Ça nous aura pris une petite nuit avec les dév’ pour régler les différents points qui nous mettaient dans un gros embarras quand même, pression maximum à J-2 pour le deuxième test de charge… tout le monde est là, on fixe les écrans de manière autistique les yeux grands ouverts en attendant le plantage… qui n’arrivera pas ! Alléluia [on poussera les tests très loin des capacités maximums pour voir jusqu’où nous pouvions aller]


Jour J on est prêt, nous sommes 3 sur place, la hotline est en route également pour gérer les soucis des participants qui n’arrivent pas à se connecter ou à rejoindre un meeting… Le Back-up aucazou est prêt aussi, on a juste à appuyer sur un bouton pour basculer d’une solution à l’autre. On peut faire le meeting en vidéo de son ordinateur, si ça ne marche pas on peut le faire en vidéo via le téléphone portable et si là encore ça ne marche pas on peut rejoindre le meeting via un appel simple…


c’est ce qui s’appelle ceinture et bretelles non ?


Pis alors eh, nouveauté aussi… si tu n’as pas de rendez-vous, que tu n’as pas d’ateliers et que le live ne t’attire pas, tu peux te balader sur le trombinoscope du salon, un véritable espace networking où tu vois tous les participants, c’est super sympa, et quand tu cliques sur leur nom, Pouf ! ça te lance le chat live et tu peux papoter en direct sur la messagerie, c’est pas génial ça ?


C’est parti… mode fixage d’écran lancé… tout va bien, les connexions affluent, le live fonctionne, on me dit dans l’oreillette qu’il y a un flux vidéo retransmis mais qu’il n’y a pas de son… on appuie sur un bouton on bascule, c’est invisible pour l’utilisateur… Le flux arrive finalement, on rebascule ni vu ni connu…


Le serveur monte en charge, on a les yeux rivés sur les courbes, on est quelque peu en surchauffe interne là… les rendez-vous ont bien démarré, les sessions webinars se mettent en route, les courbes montent, le live vidéo avec interaction en direct continue, les courbes montent, aucun ralentissement, aucune crise majeure, on reprend des couleurs,


tous les signaux sont au vert…


Certaines options n’auront pas été utilisées par les participants, mais elles étaient bien en place dans les temps.


Nous n’aurons pas eu besoin d’activer la solution de secours, la plateforme étant parfaitement stable et sans accroc !


2ème Semestre 2020, Event Catalyst LIVE est maintenant totalement complet en full virtuel, incluant :
- les live video,
- les interactions en direct sur les plateaux TV,
- les rendez-vous par milliers quelque soit le support utilisé,
- les sessions ateliers
- le trombinoscope intégrant une messagerie chat


Event Catalyst LIVE, LA solution là plus complète pour organiser des événements professionnels qu’ils soient en présentiel ou en virtuel.