Mars 2021
Mi-Février 2020, de retour d’un salon international où nous avons remarqué une absence significative des exposants et participants d’Asie Pacifique. Nous sentons le vent tourner, et l’équipe de dév’ commence déjà à transformer notre plateforme de gestion de salon en « virtuel ».
Entre deux appels, nos dév’ testent l'intégration de solutions de meetings à distance, ça regarde un peu dans tous les sens, comment bien apérer les 2 applis, quelles sont les contraintes techniques... Le tableau blanc commence à se remplir de Zoom, Microsoft Teams, Cisco Webex, ça commence à devenir un peu illisible en fait avec les plus et les moins, codes couleurs et compagnie… Finalement c'est décidé, Event Catalyst sera compatible avec toutes les solutions du marché pour pouvoir répondre à tous les besoins existants.
Nous faisons tout de même nos événements physiques mais la situation se dégrade de plus en plus, on aura des solutions à apporter si nous sommes stoppés et mis sur le banc de touche cependant nous voyons bien que nos clients pensent plus à annuler leurs rencontres d’affaires plutôt qu’à transformer leur concept…
On passe quelques coups de fils en mode « vous savez si jamais tout s’arrête, nous avons des solutions, nous sommes prêts à vous accompagner, appelez-nous avant d’annuler purement et simplement, on est là »
Et puis le « lock-down » du gouvernement. Ces annonces qui font peur, terminus tout le monde descend, plus personne ne bouge, plus personne ne s’approche, plus personne ne se touche, plus personne ne se parle…
Comment fait-on des rencontres d'affaire où les gens échangent si on ne peut plus se rassembler ? Comment continuer d’animer une communauté en organisant des moments de networking entre participants ?
Nous avons un salon dans 15 jours, tout est prêt, l’algorithme de Matchmaking pour les rendez-vous one on one est déjà passé, tout est calé, les clients sont sur le point de recevoir leur agenda de rendez-vous, il ne nous reste que la logistique événementielle avec le service de navettes à l’arrivée à l’aéroport… Mais y’aura pas d’aéroport, y’aura pas de navettes, ni de gestion des hôtels, des repas, des soirées… et encore moins de rendez-vous physiques.
Je regarde l’équipe et je lance un « on est prêt ? » tout le monde me regarde les yeux écarquillés en mode «hein ? kékidit ?»...… Et pourtant j’entends bien un « on sera prêt oui… vas-y ».
J’appelle le fameux client et lui propose de basculer en tout virtuel,
On a 10 jours, 10 jours pour redévelopper toute l’application en virtuel, pour s’assurer qu’on oublie rien... Une partie est prête mais le plus gros reste à sortir.
Et là, on avait juste oublié un paramètre hyper important, tout le monde est mis en télé-travail, chacun chez soi, derrière son écran, chacun sa partie, mais parties qui sont interdépendantes les unes des autres, va pas falloir se louper et bien séquencer le truc…
Notre cheffe de projet est là, elle donne le tempo, se positionne haut et fort sur les délais, vérifie chaque détail, gère le client qui se retrouve hors de sa zone de confort.
Notre équipe de développement avance à une cadence de dingue, on raye au fur et à mesure sur la liste, le client se détend –un peu-… Au fur et à mesure que la plateforme d’événement virtuel prend forme, des fonctionnalités nous apparaissent primordiales, on échange non-stop…
Qui dit salon international en distanciel dit gérer les fuseaux horaires sinon les rendez-vous one to one générés ne pourront pas se tenir vu le nombre de pays représentés…
On doit repenser toute la boucle de remplissage, plus besoin de prendre en compte les temps de « déplacement » de chaque personne entre chaque meeting, mais bien penser à regarder dans chaque pays/continent quels sont les outils autorisés par les différents gouvernements (et oui… aux Emirats tu peux utiliser Skype en messagerie mais pas en appel, en Russie LinkedIn est bloqué oui oui…)
Le nouvel algorithme de génération de matching est prêt, on vérifie avec le client on est à J-4 on doit y aller là, on peut lancer le programme de remplissage des agendas, tous les feux sont au vert, on commence à respirer normalement… On arrive à 40.000 rendez-one on one de planifiés, non mais 40 milles quoi… un truc de dingue. On a géré les contraintes horaires de chaque participant, on leur a laissé la possibilité de modifier leur disponibilité jour par jour, normalement tout est pensé en amont… La moulinette tourne…
On re-déploie l’application mobile native dans les différents stores pour que la mise à jour se fasse le plus rapidement possible, plus la peine d’afficher toute la partie logistique navettes aéroport, repas, hôtels, horaires etc…
Les agendas personnels des participants sont prêts… Finalement bis repetita on doit tout refaire, ils sont pleins de partout, puisqu’on nous a demandé une boucle de remplissage, 10h par jours de meetings, bloqués devant leur écran, même pas 10 minutes pour déjeuner… ça le fait pas… Retour arrière, on recommence en laissant des temps de pause « obligatoires », libres pour la tranche horaire du déjeuner… On terminera finalement sur 12.000 meetings one on one.
On fera le dernier point technique le dimanche matin à 07h30, tous en remote par téléphone / visio pour caler les derniers détails…
On y est, lundi matin, ouverture LIVE du salon virtuel, tout le monde est sur les dents, est-ce que ça va rouler ? Est-ce que les participants vont bien être présents ? Est-ce que c’est clair ? Tout nouveau tout beau…
Notre super cheffe de projet est dans les startings blocks, elle nous a établi un planning de hotline technique (au cas où), les dév’ sont derrière leurs écrans non-stop pour pouvoir réagir en un quart de seconde en cas de souci...
Les heures passent… les rendez-vous passent… la hotline est silencieuse, nous sommes en fin de journée, la pression redescend, ça a marché !
Ah le téléphone sonne… Je reconnais ce numéro… Le client…
Un peu fébrile je décroche, mais non pas de fébrilité à avoir, le client est dithyrambique, les rendez-vous ont eu lieu, les participants sont présents, il n’y a pas eu de pépin, on parle déjà de la prochaine session et des améliorations que l’on pourrait faire avec un peu plus de temps devant nous pour perfectionner la plateforme...
Event Catalyst LIVE est né en Mars 2020, 10 jours à peine après l'annonce du lock-down du pays, un des tout premier outil événementiel transformé en un temps record pour le distanciel et utilisé dans la foulée.
Event Catalyst LIVE LA solution la plus complète pour organiser vos événements professionnels qu’ils soient en présentiel ou en virtuel.
